平成17年3月31日
規程第4号
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 個人情報の利用目的の特定等(第4条―第6条)
第3章 個人情報の取得の制限等(第7条・第8条)
第4章 個人データの適正管理(第9条)
第5章 個人データの第三者提供(第10条)
第6章 保有個人データの開示および訂正、追加、削除ならびに利用停止(第11条・第12条)
第7章 組織および体制(第13条―第15条)
第8章 雑則(第16条)
付則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、個人情報が個人の人格尊重の理念のもとに慎重に取り扱われるべきものであることに鑑み、社会福祉法人守山市社会福祉協議会(以下「本会」という。)が保有する個人情報の適正な取扱いに関し必要な事項を定めることにより、個人の権利利益を保護し、本会の事業の適正かつ円滑な運営を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 個人情報 個人に関する情報で、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述または個別に付された番号、記号その他の符号により当該個人を識別できるもの(当該情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できることとなるものを含む。)をいう。
(2) 個人情報データベース 特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した個人情報を含む情報の集合物、またはコンピュータを用いていない場合であっても、紙媒体で処理した個人情報を一定の規則に基づき整理または分類し、特定の個人情報を容易に検索することができる状態にあるものをいう。
(3) 個人データ 個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(4) 保有個人データ 本人が開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を行うことができる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより、本人または第三者への生命、身体または財産に危害が及ぶおそれがあるもの以外をいう。
(5) 本人 個人情報から識別され、または識別され得る個人をいう。
(6) 従業者 本会の指揮命令を受けて本会の業務に従事する者をいう。
(7) 匿名化 個人情報から当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所により個人を識別する情報を取り除くことで特定の個人を識別できないようにすることをいう。
(本会の責務)
第3条 本会は、個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。
第2章 個人情報の利用目的の特定等
(利用目的の特定)
第4条 本会は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定するものとする。
2 本会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると認められる範囲で行うものとする。
3 本会は、利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知し、または公表するものとする。
(事業ごとの利用目的等の特定)
第5条 本会は、個人情報を取り扱う事業ごとに個人情報の種類、利用目的、利用・提供方法等を定める「個人情報取扱業務概要説明書」(別記様式第1号)を作成するものとする。
(利用目的外の利用の制限)
第6条 本会は、あらかじめ本人の同意を得ることなく前2条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。
2 本会は、合併その他の事由により他の社会福祉協議会等から事業を継承することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで継承前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱わないものとする。
3 前2項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、あらかじめ本人の同意を得ないで前2条の規定により特定された利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことができるものとする。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
4 本会は、前項の規定に該当して利用目的の範囲を超えて個人情報を取扱う場合には、その取扱う範囲を真に必要な範囲に限定するものとする。
第3章 個人情報の取得の制限等
(取得の制限)
第7条 本会は、個人情報を取得するときは、利用目的を明示するとともに、適法かつ適正な方法で行うものとする。
2 本会は、思想、信条および宗教に関する個人情報ならびに社会的差別の原因となる個人情報については取得しないものとする。ただし、会長がこれを必要と認める場合は、この限りでない。
3 本会は、原則として本人から個人情報を取得するものとする。ただし、次に掲げる場合においては、この限りでない。
(1) 本人の同意があるとき。
(2) 法令等の規定に基づくとき。
(3) 個人の生命、身体または財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(4) 所在不明、判断能力が不十分等の事由により本人から取得することができないとき。
(5) 相談、援助、指導、代理、代行等を含む事業において、本人から取得したのではその目的を達成し得ないと認められるとき。
4 本会は、前項第3号および第4号ならびに第5号の規定に該当して本人以外の者から個人情報を取得したときは、その旨および当該個人情報に係る利用目的を本人に通知するよう努めるものとする。
(取得に際しての利用目的の通知等)
第8条 本会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、または公表するものとする。
2 本会は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体または財産の保護のために緊急に必要がある場合には、この限りでない。
3 前2項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知し、または公表することにより本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
第4章 個人データの適正管理
(個人データの適正管理)
第9条 本会は、利用目的の達成に必要な範囲内で、常に個人データを正確かつ最新の状態に保つものとする。
2 本会は、個人データの漏えい、滅失、き損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
3 本会は、個人データの安全管理のために、個人データを取り扱う従事者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
4 本会は、利用目的に関し保存する必要がなくなった個人データを、確実、かつ速やかに破棄または削除するものとする。
5 本会は、個人情報の取扱いの全部または一部を本会以外の者に委託するときは、原則として委託契約において、個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。(別記様式第2号)
第5章 個人データの第三者提供
(個人データの第三者提供)
第10条 本会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しないものとする。
(1) 法に基づく場合
(2) 人の生命、身体、または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
2 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1) 本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合
(2) 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
(3) 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨ならびに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的および当該個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称についてあらかじめ本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
3 本会は、前項第3号に規定する利用する者の利用目的または個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
第6章 保有個人データの開示および訂正、追加、削除ならびに利用停止
(保有個人データの開示等)
第11条 本会は、本人から、当該本人に係る保有個人データについて、開示申出書(別記様式第3号)または口頭により、その開示(当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。)の申出があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、開示をするものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部または一部を開示しないことができる。
(1) 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 本会の事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 他の法令に違反することとなる場合
2 開示は、書面(別記様式第4号①)により行うものとする。ただし、開示の申出をした者の同意があるときは、書面以外の方法により開示をすることができる。
3 保有個人データの開示または不開示の決定の通知は、本人に対し書面(別記様式第4号②)により遅滞なく行うものとする。
(保有個人データの訂正、追加、削除、利用停止等)
第12条 本会は、保有個人データの開示を受けた者から、書面(別記様式第5号)または口頭により、開示に係る個人データの訂正、追加、削除または利用停止の申出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果を申出をした者に対し、書面(別記様式第6号)により通知するものとする。
2 本会は、前項の通知を受けた者から、再度申出があったときは、前項と同様の処理を行うものとする。
第7章 組織および体制
(個人情報保護管理者)
第13条 本会は、個人情報の適正管理のため個人情報保護管理者を定め、本会における個人情報の適正管理に必要な措置を行わせるものとする。
2 個人情報保護管理者は、事務局長とする。
3 個人情報保護管理者は、会長の指示およびこの規程に基づき、適正管理対策の実施、従事者に対する教育・事業訓練等を行う責任を負うものとする。
4 個人情報保護管理者は、適正管理に必要な措置について定期的に評価を行い、見直しまたは改善を行うものとする。
5 個人情報保護管理者は、個人情報の適正管理に必要な措置の一部を各事業を分掌する従業者に委任することができる。
(苦情対応)
第14条 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情(以下「苦情」という。)があったときは、本会の福祉サービス苦情解決事業(以下「苦情解決事業」という。)により行うこととし、適切かつ迅速な対応に努めるものとする。
2 苦情対応の責任者は、苦情解決事業の苦情解決責任者とする。
3 苦情対応の担当者は、苦情解決事業の苦情受付担当者とする。
4 苦情対応の責任者は、苦情対応の業務を従業者に委任することができる。その場合は、あらかじめ従業者を指定し、その業務の内容を明確にしておくものとする。
(従業者の義務)
第15条 本会の従業者または従業者であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。
2 この規程に違反する事実または違反するおそれがあることを発見した従業者は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。
3 個人情報保護管理者は、前項による報告の内容を審査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく会長に報告するとともに、関係事業部門に適切な措置をとるよう指示するものとする。
第8章 雑則
(その他)
第16条 この規程の実施に必要な事項は、別に定めるものとする。
付 則
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
別記様式第1号(第5条関係) 個人情報取扱業務概要説明書の例
| 社会福祉法人守山市社会福祉協議会個人情報保護規程 ○○事業に関する個人情報取扱業務概要説明書 | |
社会福祉法人守山市社会福祉協議会個人情報保護規程第5条の規定に基づく、○○事業(以下「本事業」という。)に係る個人情報の種類等については、次のとおりである。
個人情報の種類 (本事業に関わって取得・利用する個人情報) | 次の各書類に本事業利用者が記載した事項および本事業担当者が相談等により把握した事項 ・ ・ ・ (様式および記載事項は、別紙のとおりとする。) |
個人情報の利用目的 | 本事業を適正かつ円滑に行い、本事業利用者の○○を図ることを目的とする。 |
個人情報の利用および提供方法 | 本事業担当者の管理のもとに保管し、上記利用目的に基づく利用を行う。 また、下記により本会内部での利用または外部への提供を行う。 (1) 内部での利用 ・ ・ ・ (2) 外部への提供 ・ ・ ・ |
その他の情報 | 本事業担当者および本事業利用者に関わる○○は、上記情報の取得その他の機会において、本事業利用者から相談を受けた事項は、本人の同意のない限りは、本事業担当者および本事業利用者に関わる○○以外には、伝えてはならない。 |
個人情報保護管理者 | |
本事業における苦情対応担当者 | |
※ 上記内容には、事業の状況に即して具体的な名称または内容を記載する。
別記様式第2号(第9条関係) 委託契約の例
本会が、個人データを受託者に引き渡してその処理を行わせ、またはその個人データを利用して本会の業務を遂行させる場合、委託契約に次の内容の条項を規定するものとする。
なお、甲は委託者の本会、乙は受託者を想定する。
(個人情報の保護) 第○条 乙は、この契約による業務を処理するため個人データを取り扱う場合は、次に掲げる事項を厳守しなければならない。 (1) 秘密の厳守 乙は、この契約による業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他に知らせてはならない。この契約が終了し、または解除された後においても同様とする。 (2) 個人データの取扱い 乙は、この契約による業務を処理するため個人データを取り扱う場合は、その取扱いにより個人の権利利益を侵害することのないよう最大限努めなければならない。 (3) 再委託の禁止 乙は、甲があらかじめ承諾していない限り、個人データの処理は自ら行い、第三者にその処理を委託してはならない。 (4) 目的以外の使用禁止 乙は、この契約による業務を処理するために甲より引き渡された○○をこの契約の目的以外に使用し、または第三者に提供してはならない。 (5) 複写または複製の禁止 乙は、この契約による業務を処理するために甲より引き渡された○○を甲の承諾なくして複写または複製してはならない。 (6) 個人データの保管 乙は、この契約による業務を処理するために甲より引き渡された○○を滅失およびき損することのないよう、安全な管理に努めなければならない。 (7) 返還義務 乙は、この契約による業務を処理するために甲より引き渡された○○を委託業務完了後、速やかに甲に返還しなければならない。 (8) 事故報告義務 乙は、この契約による業務を処理するために甲より引き渡された○○の内容を漏えい、滅失およびき損した場合には、甲に速やかに報告し、その指示に従わなければならない。 |
別記様式第3号(第11条関係) 開示申出書の例
開示申出書 年 月 日 社会福祉法人 守山市社会福祉協議会 事務局長 様 氏名 住所 生年月日 年 月 日 私の個人情報について、下記のとおり開示の申出をします。 記 1 個人情報の区分 |
| 事業の内容 | | |
2 開示を求める内容 |
| | 全部 | |
| 一部(具体的な内容： ) |
|
別記様式第4号(第11条関係) 開示書面の例
① 開示する場合の書面の例
守社協第 号 年 月 日 様 社会福祉法人守山市社会福祉協議会 事務局長 個人情報の開示について 年 月 日付けで開示申出をいただきましたあなた様の個人情報につきましては、別添のとおりですので、お知らせいたします。 |
② 開示しない場合の書面の例
守社協第 号 年 月 日 様 社会福祉法人守山市社会福祉協議会 事務局長 個人情報の開示について 年 月 日付けで開示申出をいただきましたあなた様の個人情報につきましては、開示しないことといたしましたので、お知らせいたします。 なお、開示しない理由は、下記のとおりです。 記 |
別記様式第5号(第12条関係) 訂正、追加、削除、利用停止等申出書の例
開示する場合の書面の例
訂正 追加 削除 利用停止 | 等申出書 |
年 月 日 社会福祉法人守山市社会福祉協議会 事務局長 様 氏名 住所 先般開示を受けた私の個人情報について、下記のとおり〔訂正・追加・削除・利用停止〕の申出をします。 記 1 開示を受けた年月日： 年 月 日 2 〔訂正・追加・削除・利用停止〕の申出の内容 |
| 開示内容 | 〔訂正・追加・削除・利用停止〕の内容 | |
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別記様式第6号(第12条関係) 通知書面の例
① 訂正、追加、削除、利用停止等をする旨の通知書面の例
守社協第 号 年 月 日 様 社会福祉法人守山市社会福祉協議会 事務局長 個人情報の開示について あなた様の 年 月 日付けの本会の保有する個人情報の訂正等申出につきましては、事実の確認の調査を行い、その結果、申出どおり〔訂正・追加・削除・利用停止〕をすることといたしましたので、お知らせいたします。 なお、個人情報の〔訂正・追加・削除・利用停止〕の内容は、次のとおりですので、ご確認ください。 |
| 〔訂正・追加・削除・利用停止〕前 | 〔訂正・追加・削除・利用停止〕後 | |
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② 訂正、追加、削除、利用停止等をしない旨の通知書面の例
守社協第 号 年 月 日 様 社会福祉法人守山市社会福祉協議会 事務局長 個人情報の〔訂正、追加、削除、利用停止〕等の申出について あなた様の 年 月 日付けの本会の保有する個人情報の訂正等申出につきましては、事実の確認の調査を行い、その結果、〔訂正、追加、削除、利用停止〕をしないことといたしましたので、お知らせいたします。 なお、個人情報の〔訂正、追加、削除、利用停止〕をしない理由は、下記のとおりです。 記 |
